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張青:項目管理――保證年度經營計劃落地的重要管理技術

作者: 張青  上傳時間:2010-06-01  瀏覽:383
越來越多企業開始重視戰略規劃,同時也把年度經營計劃與預算編制當成了每年底或年初例行的一項重要的任務,但執行效果如何呢?有太多的企業,尤其是中小企業年度經營計劃停留在了編制完成階段,致使企圖心是有了,目標也定了,但新的一年開始后,往往是穿新鞋走老路,到年終總結時,年初定的目標多成了泡影,原因何在?

筆者認為,除了受內外環境不可控的因素及缺乏執行人才等原因外,還有個重要原因,就是很多企業還未掌握“項目管理技術”――這一能保證年度計劃落地的重要管理技術。

我們知道,企業的年度經營目標是指會反映在財務上的數字結果。如:銷售金額、銷售數量、獲利率、成長率、市場占有率……等,這些數據是經營結果,要達成這些財務數據,必須要有一系列的過程管理目標,如:客戶滿意度、產品直通率、交期達成率、生產能力提升率、原輔料損耗率、成本降低率、人才培養目標達成率……等。這些過程管控目標,有些可直接相應的職能部門獨自負責,有些則必須要靠跨部門的合作才能完成。如生產能力提升單靠生產部門往往是做不到的,還經常需要在人力資源提供培訓,需要工程部門就車間布置、運行路線、工藝方法配合做些改進;再如很多企業產品制造過程中,部分制程是外包給其他廠商來完成,因此直通率指標的達成,不只取決于企業自己的生產部門要關注,還要求外包廠商也能完成才行。這些需要跨部門合作才能完成的指標,如何實現?這就需要用到項目管理技術。

什么是項目管理?
項目管理的經典定義是:以項目為對象的系統管理方法,通過一個臨時性的專門的柔性組織,對項目進行高效率的計劃、組織、指導和控制,以實現項目全過程的動態管理和項目目標的綜合協調與優化。

一個項目的領導常常被稱為“項目經理”,其實這種“經理”(manager)的含義已不再是傳統意義上在生產線上負責的管理者(manager一詞的本義)。因為他所領導的團隊遠不是那么層次分明,“指揮與控制”不再有效,代之而起的是“激發、引導與協調”。以項目為中心的團隊因具體的生產、研發或管理創新項目而建立,一旦項目完成,它就可能解體,項目經理的權限也被收回。有人把這種管理方式稱為“電影攝制組模式”。一個電影制片人為了生產一部電影,就會把在他看來最適合這部影片、但屬于不同的制片公司的各類專業人員(從導演、主演到化妝師)召集在一起,組成一個富有創造性的“能人班子”。影片攝制完成,這個“能人班子”即告解體,當然這并不排斥這個班子的某些人會因為某部片子而再度走到一起來。

世界第一CEO杰克.韋爾奇創建的無邊界管理思維,實際上就來自于項目管理的精髓,核心內容就是圍繞公司目標,將各團隊之間加以有效整合,將線的組織轉換成了面的組織,這種虛擬的組織打破了企業中部門和級別的界限,將組織的管理活動由靜態變為動態,徹底打破傳統組織中溝通與交流的各種邊界,從而使團隊成員之間圍繞目標形成了四通八達的現象,使一個大的企業組織中的各單位或個人,除了履行重復性、連續不斷、周而復始的部門職責外,還參與到一個個充滿活力的小團隊之中,有效的避免了組織層面的目標在執行過程中,各部門相互推諉的現象。
《財富》雜志曾經斷言:“21世紀是項目管理 PMP 的世紀,因為一切商務活動都可能化為項目。”其實,德魯克在上世紀50年代,就說道:“6000年前,督造基奧斯金字塔建造者的那個人肯定比今天任何一位CEO都懂得多。” 之所以說那個人比任何一位CEO都懂得多,就在于他管理的不是一個超大型的公司而是一個超大型的項目。

在中國企業中,將項目管理這一繁復又最精微的管理技術用到出神入化的企業家,應是臺灣的王永慶先生,王永慶先生創建的臺塑企業屹立60年而不倒的秘訣中,有一條將持續的推動專案改善。臺塑集團每年都通過計劃性、全面性或部份性將作業方法、作業流程、采購成本等各項費用中不合理處、無效率點、浪費項目等作合理化改善,以項目方式規劃及執行,臺塑集團在60多年的發展歷程中,及時外部市場環境處于蕭條不景氣的時代,臺塑從內部改善著手所獲得的收益,也完全能抵消外部環境所帶來的消極影響。
企業實施項目管理的過程中經常出現下列問題,一是成本經常超出預算,二是到期未能完成,三是目標遭到侵蝕。出現這些問題的原因就在于項目管理是一種復合管理,它要求從事項目管理的人必須具有多方面的管理能力,包括:
1、項目的成功發起:
著眼于“大畫面”的事物,在可行性分析的基礎上,挑選項目經理,制定項目管理章程,組建項目團隊。
2、能制定出詳盡的項目計劃:
內容包括:人力資源計劃、風險管理計劃、項目進度管理計劃、項目成本管理計劃、項目質量管理計劃、溝通管理計劃、項目采購計劃等。
3、能對項目執行過程實施有效管理
內容包括:有效的團隊溝通、團隊績效管理、有效的沖突處理、項目合同管理、項目的階段性評估、進度控制、費用控制、質量控制等。
4、能善始善終的做好項目的收尾工作,包括項目移交文檔的編制、完成合同和行政的收尾等。

至此,我們也許能理解為什么德魯克說6000年前的那個埃及人比今天的任何一個CEO都懂得多了。項目管理――這一保證年度經營計劃落地的重要管理技術,無論企業規模的大小,都應學習掌握。

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